Senarai Khidmat Pengurusan Rekod

Nombor Modul

Nama Modul

Isikandungan Modul

Kaedah Modul

1

Aspek Pengurusan Rekod Dalam Akta Arkib Negara Malaysia.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa pejabat-pejabat awam Kerajaan Persekutuan perlu menguruskan semua rekod awam masing-masing termasuk fail , suatu keperluan undang-undang .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual 
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

2

Aspek Pengurusan Rekod Dalam Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa pejabat-pejabat awam Kerajaan Negeri Sabah perlu menguruskan semua rekod awam masing-masing termasuk fail , suatu keperluan dalam Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

3

Aspek Pengurusan Rekod Dalam Arahan Perkhidmatan Persekutuan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa pejabat-pejabat awam Kerajaan Persekutuan perlu menguruskan semua rekod awam masing-masing termasuk fail , suatu keperluan dalam Arahan Perkhidmatan Persekutuan .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

4

Aspek Pengurusan Rekod Dalam Enakmen Arkib Negeri Sabah.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa pejabat-pejabat awam Kerajaan Negeri Sabah perlu menguruskan semua rekod awam masing-masing termasuk fail , suatu keperluan undang-undang .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

5

Kaedah Jadual Pemisahan Rekod / Fail .

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan mampu menyediakan Jadual Pemisahan Rekod / Fail dan akan faham bahawa semua rekod awam termasuk fail di institusi anda boleh dijadualkan pemisahannya sekarang , supaya apabila tiba masanya pada masa akan datang maka semua rekod awam termasuk fail itu mudah dimusnahkan , atau disimpan di Pusat Rekod , atau dipindahkan ke Pusat Arkib menurut undang-undang dan Arahan Perkhidmatan.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

6

Kaedah Jadual Pemisahan Rekod-Rekod Kewangan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan mampu menyediakan Jadual Pemisahan Rekod-Rekod Kewangan , dan akan faham bahawa semua rekod kewangan di institusi anda boleh dijadualkan pemisahannya sekarang , supaya apabila tiba masanya pada masa akan datang maka semua rekod kewangan itu mudah dimusnahkan , menurut Arahan Perkhidmatan 150 Lampiran M .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

7

Kaedah Kawalan Pewujudan Fail Menggunakan Kad Faharafat Abjad (Rekod Abjad ) dan Kad Faharasat Nombor (Rekod Nombor ).

Atas keperluan Arahan Perkhidmatan , pegawai dan kakitangan institusi anda akan mampu menyediakan kad faharasat abjad ( rekod abjad ) dan kad faharasat nombor ( rekod nombor ) secara manual untuk rekod termasuk fail yang ada di institusi masing-masing, dan akan faham bahawa dengan menggunakan kad-kad ini maka semua rekod termasuk fail di institusi masing-masing dapat dikawal pewujudannya serta dapat dikesan dengan mudah dalam masa tidak sampaipun 5 minit . Kaedah ini sangat sesuai bagi institusi-institusi yang tidak mempunyai komputer .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

8

Kaedah Kawalan Pewujudan Fail Mengikut Tajuk dan Nombor Menggunakan Komputer.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan mampu mengawal pewujudan fail mengikut tajuk fail dan mengikut nombor rujukan fail menggunakan komputer . Kaedah ini sangat sesuai bagi institusi-institusi yang mempunyai komputer.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

9

Kaedah Membubuh Nombor Folio Dalam Fail.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan, setiap lembaran surat dan setiap lampiran dalam semua fail perlu dibubuhkan nombor folio, dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini bagi surat dan lampiran dari institusi sendiri dan dari institusi luar.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

10

Kaedah Mencatat Maklumat Pada Kertas Minit.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua fail perlu ada kertas minit , akan faham bagaimana membuat catatan maklumat pada kertas minit itu bagi semua surat dan semua lampiran dari institusi sendiri dan dari institusi luar .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

11

Kaedah Mendaftarkan Surat-Surat Masuk Dan Surat-Surat Keluar .

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua surat yang diterima dan yang dikirim hendaklah didaftarkan pengiriman atau penerimaannya , dan akan faham bagai mana melaksanakannya pada kertas minit dan pada buku daftar

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

12

Kaedah Menentukan Rekod-Rekod Aktif.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang aktif dan yang tidak aktif , dan akan faham bagai mana melaksanakannya . Apabila tugas ini dilaksanakan , maka mudahlah rekod-rekod tersebut diurus , digunakan dan dikesan. Rekod-rekod aktif yang telah diasingkan daripada rekod-rekod tidak aktif boleh dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

13

Kaedah Menentukan Rekod-Rekod Bernilai Kekal.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang aktif dan yang tidak aktif , dan di antara yang bernilai kekal dan rekod-rekod lain , dan akan faham bagai mana melaksanakannya , berpandukan garis panduan yang telah diterimapakai pada masa kini . Rekod-rekod bernilai kekal yang telah diasingkan daripada rekod-rekod lain boleh dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

14

Kaedah Menentukan Rekod-Rekod Bernilai Sementara.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang aktif dan yang tidak aktif , dan di antara yang bernilai sementara daripada yang lain , dan akan faham bagai mana melaksanakannya , berpandukan garis panduan yang telah diterimapakai pada masa kini . Rekod-rekod bernilai sementara yang telah diasingkan daripada rekod-rekod lain boleh dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

15

Kaedah Menentukan Rekod-Rekod Tidak Aktif

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif, dan akan faham bagai mana melaksanakannya , berpandukan garis panduan yang telah diterimapakai pada masa kini . Rekod-rekod tidak aktif yang telah diasingkan daripada rekod-rekod lain boleh dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

16

Kaedah Menentukan Rekod-Rekod Tidak Bernilai.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang aktif dan yang tidak aktif , dan di antara yang tidak bernilai dan rekod-rekod lain , dan akan faham bagai mana melaksanakannya , berpandukan garis panduan yang telah diterimapakai pada masa kini . Rekod-rekod tidak bernilai yang telah diasingkan daripada rekod-rekod lain boleh dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

17

Kaedah Menentukan Tempoh Simpanan Bagi Rekod-Rekod Kewangan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod kewangan yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu disimpan secara tempoh minima bagi setiap jenis rekod kewangan itu menurut garis panduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakannya , berpandukan garis panduan yang telah diterimapakai pada masa kini . Rekod-rekod kewangan yang sudah disimpan secara tempoh minima tidak wajar disimpan seterusnya di institusi-institusi masing-masing, kecuali masih diperlukan atau belum selesai tindakan terhadap rekod-rekod kewangan itu.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

18

Kaedah Mengawal Pergerakan Fail .

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu digunakan oleh pegawai dan kakitangan ketika menjalankan tugas . Fail-fail itu akan dapat dikesan dengan mudah, tidak sampaipun 5 minit : siapa yang menggunakannya pada sesuatu ketika , atau di lokasi mana fail-fail itu disimpan .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

19

Kaedah Mengesan Semua Tajuk Surat Dalam Semua Fail.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu digunakan oleh pegawai dan kakitangan ketika menjalankan tugas . Bagai manapun , semua surat yang disimpan di dalam fail, terutama sekali fail-fail yang sudah terlalu lama diwujudkan , tidak diketahui di fail manakah surat itu disimpan , apakah tajuk fail itu , daripada siapa fail itu diterima . Semua masalah ini akan diatasi .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

20

Kaedah Menilai Fail.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang aktif dan yang tidak aktif , dan bahawa semua fail yang tidak aktif perlu dinilai ( sama ada tidak bernilai , bernilai sementara ,atau bernilai kekal ), berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

21

Kaedah Menyimpan Surat-Surat Pekeliling.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan mampu menguruskan kaedah penyimpanan semua jenis surat pekeliling yang diterima daripada pihak-pihak berwajib dan dari institusi sendiri. Surat-surat pekeliling itu akan diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk setiap ketika , dan mudah dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

22

Kaedah Pengasingan Fail Tidak Aktif Dan Fail Aktif Menggunakan Borang Secara Manual.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , menggunakan borang secara manual , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini. Tugas ini sangat sesuai bagi institusi yang tidak mempunyai komputer .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual 
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

23

Kaedah Pengasingan Fail Tidak Aktif Dan Fail Aktif Menggunakan Komputer.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , menggunakan komputer , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini. Tugas ini sangat sesuai bagi institusi yang mempunyai komputer .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

24

Kaedah Pengesanan Fail Aktif Di Unit Registri.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod aktif termasuk fail aktif yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu disimpan dan dikesan di Unit Registri, berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

25

Kaedah Pengesanan Fail Bernilai Kekal Dalam Pusat Arkib Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai kekal disimpan dan dikesan di Pusat Arkib Jabatan masing-masing.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

26

Kaedah Pengesanan Fail Bernilai Kekal Di Dalam Kotak Arkib.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod bernilai kekal termasuk fail bernilai kekal disimpan dan dikesan dalam kotak arkib .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

27

Kaedah Pengesanan Fail Bernilai Sementara Dalam Pusat Rekod Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai sementara disimpan dan dikesan di Pusat Rekod Jabatan masing-masing.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

28

Kaedah Pengesanan Fail Bernilai Sementara Di Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini , dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai sementara disimpan dan dikesan dalam kotak rekod.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual 
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

29

Kaedah Pengesanan Fail Tidak Bernilai Di Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail tidak bernilai disimpan dan dikesan di dalam kotak rekod.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

30

Kaedah Penggunaan Kulit Fail : kepentingan menggunakan format kulit fail yang seragam.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu menggunakan kulit fail seragam yang telah dibentuk khas , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

31

Kaedah Penggunaan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Functional.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa untuk mewujudkan rekod termasuk fail bersifat functional , perlu diwujudkan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod functional , supaya fail-fail itu dengan mudah dikesan sebagai bernilai kekal dan tidak perlu dinilai .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

32

Kaedah Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa untuk mewujudkan rekod termasuk fail bersifat housekeeping , perlu diwujudkan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping , supaya pewujudan rekod termasuk fail itu diwujudkan berpandukan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan diyakinkan betapa mudah mewujud dan mengesan isi kandungan semua rekod termasuk fail kalau menggunakan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping , dan betapa mudah menilai isikandungan rekod termasuk fail kalau menggunakan pengkelasan perkara sistem bagi rekod-rekod housekeeping .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

33

Kaedah Pengkelasan Perkara Sistem Fail Berpusat dan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Tidak Berpusat .

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa , tertakluk kepada keperluan institusi masing-masing, pengkelasan perkara sistem fail berpusat dan pengkelasan perkara sistem fail tidak berpusat ada kelebihan dan kekurangannya. Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing membezakan kedua-dua pengkelasan perkara sistem fail ini .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

34

Kaedah Pengurusan Fail Bernilai Kekal Ke Dalam Kotak Arkib.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai kekal disimpan dan dikesan dalam kotak arkib .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

35

Kaedah Pengurusan Fail Bernilai Sementara Ke Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai sementara disimpan dan dikesan dalam kotak rekod .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

36

Kaedah Pengurusan Fail Tidak Bernilai Ke Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail tidak bernilai disimpan dan dikesan dalam kotak rekod .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

37

Kaedah Penilaian Fail Tidak Aktif Menggunakan Borang Secara Manual.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , menggunakan borang secara manual , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini. Kaedah ini sangat sesuai bagi institusi yang tidak mempunyai komputer .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

38

Kaedah Penilaian Fail Tidak Aktif Menggunakan Komputer.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , boleh menggunakan komputer , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini. Kaedah ini sangat sesuai bagi institusi yang mempunyai komputer .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

39

Kaedah Penilaian Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail dinilai , berpandukan kepada garis panduan yang diterimapakai pada masa kini .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

40

Kaedah Penyimpanan Fail Bernilai Kekal Ke Dalam Kotak Arkib.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai kekal disimpan dan dikesan dalam kotak arkib .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

41

Kaedah Penyimpanan Fail Bernilai Sementara Ke Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail bernilai sementara disimpan dan dikesan dalam kotak rekod .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

42

Kaedah Penyimpanan Fail Tidak Bernilai Ke Dalam Kotak Rekod.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu diasingkan di antara yang tidak aktif dan yang aktif , berpandukan garispanduan yang diterimapakai pada masa kini , dan akan faham bagai mana melaksanakan tugas ini, dan akan faham bagai mana rekod termasuk fail tidak bernilai disimpan dan dikesan dalam kotak rekod .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

43

Kaedah Penyusunan Fail Di Unit Registri.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang baru diwujudkan dan yang aktif perlu disimpan di Unit Registri institusi masing-masing . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana menyusun fail-fail itu supaya mudah dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

44

Kaedah Peralihan Pelaksanaan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa untuk mewujudkan rekod termasuk fail bersifat housekeeping , perlu diwujudkan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping , supaya pewujudan rekod termasuk fail itu diwujudkan berpandukan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan diyakinkan betapa mudah mewujud dan mengesan isi kandungan semua rekod termasuk fail kalau menggunakan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping , dan betapa mudah menilai isikandungan rekod termasuk fail kalau menggunakan pengkelasan perkara sistem bagi rekod-rekod housekeeping . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana melaksanakan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping ini.

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

45

Kaedah Pewujudan Fail : buka fail, nombor rujukan fail, tarikh surat , adab menulis surat , format surat rasmi , nombor folio , maklumat pada kertas minit , ketebalan fail, dan pewujudan fail jilid ke-2.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu ada kaedah pewujudannya , termasuklah bagai mana mewujudkan fail itu , di manakah letaknya nombor rujukan , apakah nombor rujukan yang ideal , di manakah letaknya tarikh surat , bagai mana membubuhkan nombor folio , apakah bezanya nombor folio bagi surat masuk dan bagi surat keluar , bagai mana mencatat maklumat pada kertas minit , apakah fungsi kertas minit , bagai manakah bentuknya surat rasmi, apakah adab menulis surat , apakah ketebalan ideal fail , bagai manakah mewujudkan jilid ke-2 sesuatu fail , dan banyak lagi perkara yang perlu diketahui .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

46

Kaedah Pewujudan Jawatankuasa Penilaian Rekod Jabatan dan Terma Rujukannya.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing mewujudkan jawatankuasa ini . Terma rujukan jawatankuasa ini akan dibincangkan . Rekod termasuk fail institusi anda akan dikaji dan dinilai .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

47

Kaedah Pewujudan Pusat Arkib Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Rekod-rekod bernilai kekal perlu disimpan di Pusat Arkib Jabatan masing-masing . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana mewujudkan Pusat Arkib Jabatan masing-masing .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

48

Kaedah Pewujudan Pusat Rekod Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Rekod-rekod bernilai sementara perlu disimpan di Pusat Rekod Jabatan masing-masing. Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana mewujudkan Pusat Rekod Jabatan masing-masing .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

49

Kaedah Pewujudan Unit Registri.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Rekod-rekod bernilai sementara perlu disimpan di Pusat Rekod Jabatan masing-masing. Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana mewujudkan Pusat Arkib Jabatan masing-masing .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

50

Kaedah Susunan Fail Bernilai Kekal Dalam Pusat Arkib Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Rekod-rekod bernilai kekal termasuk fail-fail bernilai kekal perlu disimpan di Pusat Arkib masing-masing . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana menyusun rekod-rekod termasuk fail-fail tersebut di dalam Pusat Arkib masing-masing supada mudah disimpan serta mudah dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

51

Kaedah Susunan Fail Bernilai Sementara Dalam Pusat Rekod Jabatan.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dikaji dan dinilai oleh sebuah jawatankuasa bernama Jawatankuasa Penilaian Rekod . Rekod-rekod bernilai sementara termasuk fail-fail bernilai sementara perlu disimpan di Pusat Rekod masing-masing . Pegawai dan kakitangan institusi anda akan dibimbing bagai mana menyusun rekod-rekod termasuk fail-fail tersebut di dalam Pusat Rekod masing-masing supada mudah disimpan serta mudah dikesan tidak sampaipun 5 minit .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

52

Khidmat Pembaikan Surat / Dokumen Secara Laminasi.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dibaikpulih . Antara kaedah membaikpulih surat / dokumen ialah laminasi .

• Kursus Inhouse
• Kursus berjadual
• Secara Pos
• Melalui E-mel
• Melalui faks
• Khidmat konsultansi dan tunjuk ajar secara amali

53

Khidmat Pembaikan Surat / Dokumen Secara Tradisi.

Pegawai dan kakitangan institusi anda akan faham bahawa menurut Arahan Perkhidmatan semua rekod termasuk fail yang sudah diwujudkan di institusi masing-masing perlu dibaikpulih . Antara kaedah membaikpulih surat / dokumen ialah tradisi .

54

Penskenan Surat, Gambar dan Rencana .

Surat , gambar dan rencana kepunyaan institusi anda boleh diskenkan menggunakan komputer .

55

Khidmat Bekalan Kotak Arkib.

Kami membekalkan kotak khas bernama kotak arkib , tempat menyimpan fail-fail bernilai kekal.

56

Khidmat Bekalan Kotak Rekod.

Kami membekalkan kotak khas bernama kotak rekod, tempat menyimpan fail-fail bernilai sementara dan fail-fail tidak bernilai.

57

Kursus Pewujudan Fail

Kursus ini diadakan sehari suntuk bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang. Pegawai dan kakitangan anda akan didedahkan kepada semua perkara yang perlu diketahui bermula fail diwujudkan dan sehingga fail ditutup .

Kursus Inhouse 

Kursus berjadual 

58

Kursus Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping

Kursus ini diadakan sehari suntuk bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang. Pegawai dan kakitangan anda akan didedahkan kepada semua perkara yang perlu diketahui mengenai isi kandungan kursus ini , suatu perbandingan positif antara pengkelasan perkara sistem fail yang anda sedang laksanakan dan pengkelasan perkara sistem fail bagi rekod-rekod housekeeping .

Kursus Inhouse 

Kursus berjadual 

59

Kursus Pemisahan Rekod

Kursus ini diadakan sehari suntuk bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang. Pegawai dan kakitangan anda akan didedahkan kepada semua perkara yang perlu diketahui , bahawa apakah yang dimaksudkan dengan pemisahan rekod dan bagai manakah memisahkan rekod termasuk fail.

Kursus Inhouse 

Kursus berjadual